Maklerbestand verkaufen und Maklerverwaltungsprogramm

Das Maklerverwaltungsprogramm das Herzstück im Maklerunternehmen.

Maklerbestand verkaufen

Autoren:

Sebastian M. Laude             Sascha Zingler Geschäftsführer Maklerkonzepte Bauernvogtkoppel 33b 22393 Hamburg info@maklerkonzepte.com, Tel: 040-38652771, www.maklerkonzepte.com

Die in einem Maklerverwaltungsprogramm gespeicherten Kunden- und Vertragsdaten gehören zum den wichtigsten und sensibelsten Gut eines Versicherungsmaklers. Ohne modernes Maklerverwaltungsprogramm wird es für Unternehmen künftig immer schwerer, effektiv, zeit- und kostenoptimiert zu arbeiten.

Aktuell gibt es am Markt weit mehr als 50 unterschiedliche Bestandsverwaltungs- und CRM-Programme, die sich für den täglichen Einsatz in Vermittlerbetrieben eignen. Zu diesen Programmen kommen noch die Maklerportale der Maklerpools in denen diese ihren Vermittlern die Kunden- und Bestandsdaten bereitstellen.

Die Suche nach dem „besten MVP“ wird damit im wahrsten Sinne zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Die häufigsten Fragestellungen unter Maklerkollegen zum Thema Verwaltungssoftware:

•    Welche Maklerverwaltungssoftware könnt Ihr mir empfehlen?

•    Welches MVP soll ich mir anschaffen?

•    Wir suchen ein neues Maklerverwaltungsprogramm, welches habt Ihr im Einsatz?

•    Mit welchem Maklerverwaltungsprogramm arbeitet Ihr? Wie zufrieden seid Ihr damit?

•    Welches Maklerverwaltungsprogramm läuft auf Apple, bzw., ist es MAC- kompatibel?

•    etc.

Die Antworten enden meist im sogenannten Kuhfladenbingo. Es werden die Namen sämtlicher am Markt existierenden Maklerverwaltungsprogramme erwähnt. Der Fragesteller ist hinterher vielleicht etwas schlauer, welche Programme am Markt existieren, aber welches nun das beste Maklerverwaltungsprogramm ist, weiß er meist noch immer nicht. Fast scheint es so, als ob es, zusammengefasst, zum Thema Maklerverwaltungsprogramm, eine einzige Antwort gibt, auf viele unterschiedliche Fragen und Fragestellungen. „Alle MVPs sind super, alle Maklerverwaltungsprogramme sind für jeden Makler perfekt.“

Dass dem natürlich nicht so ist, zeigt allerdings die Realität, genauso, wie es nicht die beste Haftpflicht oder die beste BU-Versicherung gibt.

Warum gibt es „das beste Maklerverwaltungsprogramm“ nicht? Weil die Programme genauso individuell sind, wie die Kunden, die diese nutzen.

Kaum ein Versicherungsmakler arbeitet exakt so, wie sein Kollege nebenan. Sowohl Geschäftsmodelle, Mitarbeiteranzahl, Beratungsphilosophie, Bestandszusammensetzung, Zielgruppen, Umsatz und Gewinn, IT-Konzept, Provisionsmodelle in der Untervermittlerabrechnung, als auch die Zukunftspläne unterscheiden sich z. T. sehr stark voneinander. Und trotzdem soll „die eine Software“ perfekt auf die individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten des Unternehmens passen.

Wie Sie bei der Zukunftsstrategie „Bestandszukauf“ das richtige
Maklerverwaltungsprogramm
auswählen:

Zu Beginn sollte das Unternehmen erst einmal definieren, wie die künftige Entwicklung durch Bestandskäufe über einen längeren Zeitraum geplant ist. Daraus ergeben sich häufig schon die ersten Anforderungen an das Maklerverwaltungsprogramm.

Aus unserer Sicht gibt es einige Faktoren zwingend zu berücksichtigen, auf die vor der Auswahl eines geeigneten Maklerverwaltungsprogrammes besonders geachtet werden sollte.

Es gibt Grundanforderungen an ein Verwaltungssystem, wie Kunden- und Vertragsverwaltung, Dokumentenmanagementsystem (DMS), Termin- und Aufgabenmanagement, Schadensverwaltung und Provisionskontrolle. Diese sollten als Mindeststandards gesetzt sein und abhängig von der aktuellen Unternehmensstruktur, dem Geschäftsmodell und der Zukunftsstrategie im Detail spezifiziert werden.

Dabei gilt es, die Anforderungen bis ins Detail, möglichst mit dem gesamten Team, bzw. den Abteilungen zu erarbeiten und schriftlich zu fixieren, um später unnötige Investitionen in Zeit und Kapazitäten für Präsentationen und Programmtests zu vermeiden.

Provisionsabrechnung

Wird beispielweise heute, bzw. in Zukunft voraussichtlich eine strukturierte Provisions-abrechnung benötigt, sollte das Provisionsmodell bereits im Vorfeld bis ins Kleinste definiert sein.

Bestandsverwaltung

Um die Vertragsdaten regelmäßig aktuell zu halten, empfiehlt es sich, als Anforderung an ein MVP, sowohl den GDV-Bestandsdaten-Import, als auch einen csv-, bzw. Excel-Import von Kunden und Verträgen, als Bedingung zu definieren und diese Importe im Vorfeld ausgiebig zu testen.

Spezialisierung

Frei definierbare Felder und Masken sind besonders bei einer Spezialisierung auf einen bestimmten Versicherungsbereich, wie bAV, Landwirtschaft oder besondere gewerbliche Risiken, von enormem Vorteil, da kleinere Anpassungen im Programm selbst und vor allem kurzfristig vorgenommen werden können.

Alternativ könnte hier natürlich auch ein Programm zum Einsatz kommen, welches speziell für einen bestimmten Bereich entwickelt wurde. Allerdings bieten diese Programme dann häufig nur einen Teil der restlichen Funktionalität eines allgemeinen MVP.

Online oder offline?

Mehrere Standorte, mobiler Außendienst oder Homeoffice-Arbeitsplätze erfordern zwangsläufig einen Zugriff von extern auf die zentrale Datenbank. Die Lösung scheint eine Online-Anwendung zu sein, die über den Browser bedient werden kann. Nachteilig zeigt sich in reinen Webapplikationen, neben allen Vorteilen, die Arbeitsgeschwindigkeit im Backofficebereich, die bei der Datenerfassung, technisch bedingt, bis zu 50 % niedriger sein kann, als bei herkömmlichen Desktop-Systemen.

Um dies zu kompensieren, sind von einigen Herstellern Hybrid-Lösungen entwickelt worden. Die zentrale Datenerfassung und –pflege findet in der Desktop-Applikation statt, während der Außendienst über eine Weboberfläche auf dieselbe Datenbank zugreifen kann, über die dann neben der CRM-Funktionalität notwendige Online-Systeme, wie Vergleichsrechner und Beratungsprogramme angesteuert werden können.

Der Softwarehersteller

Entscheidend für die Auswahl sollten, neben vielen weiteren Kriterien, wie Look & Feel, Schnittstellen oder umfangreichen Statistiken, auch der Hersteller und die genutzte Entwicklungstechnologie sein.

Langjährige Erfahrungen mit der Software-entwicklung in der Versicherungsbranche sind genauso empfehlenswert, wie eine hohe Nutzeranzahl, ein erfahrenes Entwicklerteam und eine geregelte Unternehmensnachfolge.

Lassen Sie sich zudem Referenzen nennen, die von der Unternehmensgröße und strategischen Ausrichtung Ihrem Unternehmen entsprechen und treffen Sie sich für einen Erfahrungsaustausch vor Ort und schauen Sie sich den praktischen Einsatz, sowie die laufenden Prozesse im Detail an.

Um mit der Entscheidung auch technologisch zukunftssicher aufgestellt zu sein, ist auch ein Blick „hinter die Kulissen“ der Software notwendig. Moderne Entwicklungswerkzeuge garantieren, die technologischen Zukunftsentwicklungen, wie Webservices, BiPRO, Apps etc. nutzen zu können. Genau an diesem Punkt wird sich in Zukunft die Spreu vom Weizen trennen und der Markt bereinigen.

Um alle relevanten Punkte bei der Auswahl eines Maklerverwaltungsprogrammes, bzw. einer Bestandsführungssoftware mit einzubeziehen, empfehlen wir, alle Kriterien schriftlich in einer Tabelle zu dokumentieren, dann nach Gewichtung zu kategorisieren und schlussendlich 3–5 Big-Points zu setzen, die zu 100 % erfüllt sein müssen.

Diese Big-Points lassen Sie sich von den Softwareherstellern, die in Ihre engere Auswahl gekommen sind, mit ja oder nein schriftlich bestätigen, um die Programmauswahl weiter einzuschränken (in der Regel bleiben jetzt noch 2-3 Programme übrig) und Termine für Softwarepräsentationen zu vereinbaren.

Neben allen oben genannten Punkten, analysieren Sie, bevor Sie sich nach einem neuen Verwaltungsprogramm umschauen, erst einmal die Prozesse im eigenen Unternehmen! Häufig ist nicht das Programm Schuld an der eigenen Ineffektivität, sondern die internen Prozesse.

Nutzen Sie hierfür unbedingt die Hilfe externer Berater. Deren langjähriger Marktüberblick sowie der erfahrene Blick von außen auf Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse ist an dieser Stelle äußerst wertvoll.

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig professionell und bezogen auf ihr Tätigkeitsgebiet schulen, um Ihre Ursprungsinvestition zu sichern.

Installieren Sie alle Programmupdates und lesen Sie die Updateinformationen und lassen Sie Ihre Mitarbeiter nach Bedarf auf die Änderungen schulen. Allein dadurch können die Effektivität in der Programmnutzung und die Akzeptanz im Unternehmen enorm gesteigert werden, ohne ein neues Programm zu suchen.

Warum ein Maklerverwaltungsprogramm bei einem späteren Verkauf oder einer Bestandsübertragung so wichtig ist:

Häufig wird von Beratern, die den Verkauf von Maklerbeständen und Maklerunternehmen begleiten, ein modernes Maklerverwaltungsprogramm empfohlen, um den Verkaufspreis zu erhöhen.

Grund dafür ist vermutlich die z. T. erschreckend, bis nicht vorhandene Ausstattung von Versicherungsmaklern mit einer eigenen Kundenverwaltungssoftware.

„Unabhängige“ Studien ergaben, dass ca. 40 % der Versicherungsmakler kein eigenes, datenbankbasierendes Maklerverwaltungsprogramm im Einsatz haben. Stattdessen wird vielfach auf die meist kostenlosen Programme von Maklerpools und Gesellschaften, sowie Microsoft Excel-Tabellen und die Ablage der Dokumente in einer lokalen Ordnerstruktur zurückgegriffen. Unterstützend lagern die Dokumente vielerorts noch zusätzlich als Originale in Aktenordnern.

Gegen diese Art der Kunden- und Vertragsverwaltung ist grundsätzlich nichts einzuwenden, solange diese den Makler ausreichend bei seiner täglichen Arbeit unterstützt.

Muss der Makler seinen Bestand aus z. B. gesundheitlichen oder persönlichen Gründen kurzfristig verkaufen, kommt häufig die Ernüchterung, wenn es darum geht, den Bestand ausreichend zu bewerten und damit einen realistischen Verkaufspreis für das „Lebenswerk“ zu erzielen. Das Fehlen wichtiger Kennzahlen über den Bestand und mangelnde Bestandsaktualität können sich negativ auf den Verkaufspreis auswirken.

Für Käufer ist es meistens wichtig, dass der gekaufte Bestand rechtssicher aber auch zügig in den eigenen Bestand integriert werden kann. Dafür ist ein modernes Maklerverwaltungsprogramm unerlässlich. Wenn nun aber der zu erwerbende Bestand aus Hängeregistraturen besteht, dann ist die Digitalisierung und Überführung des Bestandes ins eigene Maklerverwaltungsprogramm mit größerem Aufwand verbunden.

Wird der „Ausstieg“ allerdings bereits 3-5 Jahre im Voraus geplant, bleibt noch genug Zeit, von allen Kunden neue, zukunftssichere Maklerverträge zu besorgen, die Kunden- und Vertragsdaten zu aktualisieren und aktiv zu pflegen, die Dokumente zu digitalisieren, zu erwartende Provisionen über einen längeren Zeitraum zu berechnen und mit den tatsächlichen Provisionseingängen abzugleichen.

Ein  modernes Maklerverwaltungsprogramm unterstützt Versicherungsmakler und Berater massiv schon bei der Bewertung und später beim Verkauf und Kauf von Maklerbeständen und Maklerunternehmen.

Kundendaten, Vertragsbestände, Dokumente und Termine von Versicherern, Maklerpools, aus Microsoft Excel-Tabellen, aus Microsoft Access-Anwendungen etc. und Microsoft Outlook können in der Regel über eine flexible Datenimportschnittstelle in die Software importiert werden. Zur Qualifizierung der eigenen Daten, sollten die Daten der Versicherer angefordert werden. Hierzu ist ein Modul zum Import von GDV-Daten unerlässlich.

Termine und Aufgaben lassen sich außerdem bequem aus Microsoft Outlook importieren.

Umfangreiche Auswertungen und Selektionsmöglichkeiten unterstützen dann später Verkäufer und Käufer, sowie ggf. den unterstützenden Berater, bei der Ermittlung der notwendigen betriebswirtschaftlichen Kennziffern.

Sollte der Käufer später die Software selbst nicht weiter nutzen wollen oder können, werden die vorhandenen Daten, Dokumente etc. einfach per Knopfdruck in verschiedene Dateiformate exportiert und weiterverarbeitet.

Umso wichtiger ist es dann für den Käufer, ein modernes Maklerverwaltungsprogramm zu nutzen, welches ebenso vielfältige Daten-Importmöglichkeiten bietet, um den Bestand schnellstmöglich digital in seine Unternehmensstruktur zu integrieren.

Sicher ist es wichtig abzuwägen, ob eine Investition von mehreren tausend Euro den Bestandswert tatsächlich signifikant steigert oder einfach nur zusätzlich Zeit und Arbeitskraft bindet.

Um dies im Vorfeld abzuklären, empfehlen wir, bereits rechtzeitig Kontakt mit einem spezialisierten Berater für Bestands- und Unternehmensverkäufe, Kontakt aufzunehmen und gemeinsam den Ruhestand zu planen.

Sebastian M. Laude und Sascha Zingler

Maklerbestand verkaufen und Maklerverwaltungsprogramm